Die Bestände eines Archivs sind völlig anders strukturiert und erschlossen als die einer Bibliothek. Einen Gesamtkatalog, in dem man nach Schlagworten oder Namen recherchieren kann, gibt es normalerweise nicht. Der Forscher muss zunächst klären, welche Institutionen mit der ihn interessierenden Angelegenheit befasst waren, um das zuständige Archiv zu ermitteln.
Vor einem Archivbesuch sollte man die einschlägige Fachliteratur gründlich durcharbeiten, Informationen über das Archiv und seine Bestände einholen (häufig schon im Internet vorhanden) und seinen Besuch rechtzeitig anmelden.
Das Archivpersonal führt den Forscher in die Archivarbeit ein und berät beim Suchen und Bestellen von Unterlagen. Deren Studium und Auswertung ist jedoch allein Sache des Forschers, der sich gegebenenfalls Spezialkenntnisse (z.B. das Lesen älterer Schriften) selbst aneignen muss. Die Archivalien sind im Lesesaal des Archivs einzusehen und müssen - da einmaliges Kulturgut - mit äußerster Sorgfalt behandelt werden.
Archivgut kann unter Umständen nicht vorgelegt werden, wenn Persönlichkeits- und Datenschutzbestimmungen, gesetzliche Schutzfristen oder der Erhaltungszustand eines Archivales dies nicht erlauben.
Antworten auf schriftliche Anfragen beschränken sich in der Regel auf den Nachweis vorhandener Bestände aufgrund der Findmittel.
Für die Archivbenützung können Gebühren anfallen. Bei den staatlichen Archiven sind Forschungen wissenschaftlicher, heimat- und familienkundlicher sowie unterrichtlicher Natur gebührenfrei.
